Tietosuojaseloste
Policy version: [21/12/2022]
Tämä tietosuojakäytäntö kertoo, mitä voit odottaa meidän tekevän henkilötiedoillasi, kun otat meihin yhteyttä tai käytät palveluitamme.
Keitä me olemme?
Clevry (verkkosivustoamme) ylläpitää CLEVRY UK LTD, joka toimii nimellä ”Clevry” (”me”, ”meidän” tai ”me”).
Rekisterinpitäjän ja tietojen käsittelijän roolit riippuvat siitä, kenen prosessiin osallistut:
a) Kun osallistut Clevryn prosessiin, olemme verkkosivustomme kautta saatujen henkilötietojen rekisterinpitäjä, mikä tarkoittaa, että olemme laillisesti vastuussa siitä, miten ja mihin tarkoituksiin niitä käytetään.
b) Kun osallistut Asiakkaamme prosessiin (joka käyttää prosessissaan arviointialustaamme), Asiakkaamme on verkkosivustomme kautta saatujen henkilötietojen rekisterinpitäjä, mikä tarkoittaa, että Asiakkaamme on laillisesti vastuussa siitä, miten ja mihin tarkoituksiin. sitä käytetään. Clevry on henkilötietojen käsittelijä.
Clevry on Englannissa perustettu yritys, jonka rekisteröintinumero on 3443538. Rekisteröity toimisto-osoitteemme on Floor 1 Century House, 15-19 Dyke Road, Brighton, BN1 3FE, UK
Clevryllä on toimistot Ruotsissa ja Suomessa, ja niiden tiedot näkyvät täällä. Ne ovat osa konsernitoimistojamme (”konsernimme”).
Olemme johtava yrityspsykologian tuotteiden, teknologioiden sekä työntekijöiden konsultointi- ja välityspalveluiden toimittaja yli 30 vuoden ajan. Olemme erikoistuneet joustavien psykometristen arviointien, monipuolisten 360-palautepalveluiden sekä kokonaisvaltaisesta SaaS-henkilöarviointialustan toimittamiseen.
Otamme yksityisyytesi erittäin vakavasti. Lue tämä tietosuojakäytäntö huolellisesti, sillä se sisältää tärkeitä tietoja siitä, keitä me olemme ja miten ja miksi keräämme, tallennamme, käytämme ja jaamme sinuun liittyviä tietoja (henkilötietojasi) verkkosivustomme käytön yhteydessä. Selitämme samalla myös henkilötietoihisi liittyvät oikeutesi ja kerromme, kuinka voit ottaa yhteyttä meihin tai asiaankuuluvaan sääntelyviranomaiseen, mikäli tarvetta ilmenee.
Keräämme ja käytämme tiettyjä sinua koskevia henkilötietoja ja olemme niistä vastuussa. Kun teemme niin, olemme UK:n yleisen tietosuoja-asetuksen (UK GDPR) alaisia. Olemme myös EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU GDPR) alaisia yksityishenkilöille tarjoamiemme tuotteiden ja palvelujen sekä laajemman Euroopan talousalueen (ETA) toimintamme osalta.
18 tai alle
Tämä tietosuojakäytäntömme versio on ensisijaisesti kirjoitettu aikuisille (UK:ssa aikuinen on 18-vuotias tai yli 18-vuotias), mukaan lukien alaikäisten käyttäjien vanhemmat ja huoltajat. Jos olet alaikäinen (alle 18-vuotias), voit lukea tämän käytännön, jos pidät sitä hyödyllisenä, mutta pyydä vanhempasi tai huoltajasi lupa ennen kuin annat meille tietosi ja/tai rekisteröidyt meille.
Emme odota keräävämme alle 13-vuotiaiden henkilötietoja. Jos tiedät, että alle 13-vuotiaiden henkilötietoja on jaettu verkkosivustollemme, ilmoitathan siitä meille, jotta voimme poistaa kyseiset tiedot.
Tämän sivun sisältö
Tämä tietosuojakäytäntö on jaettu seuraaviin osiin:
- Mitä tämä käytäntö koskee
- Keräämämme henkilötiedot sinusta
- Miten henkilötietojasi kerätään
- Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi
- Markkinointi
- Kenen kanssa jaamme henkilötietosi
- Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään
- Henkilötietojesi siirto UK:n ja ETA:n ulkopuolelle
- Evästeet ja muut seurantatekniikat
- Sinun oikeutesi
- Henkilötietojesi suojaaminen
- Kuinka valittaa
- Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön
- Kuinka ottaa meihin yhteyttä
Mitä tämä käytäntö koskee
Tämä tietosuojakäytäntö koskee vain verkkosivustomme käyttöä (mukaan lukien mutta ei rajoittuen verkkosovellukseemme ja -alustoihimme).
Verkkosivustollamme saatamme yhdistää muille tiettyjen luotettujen kolmansien osapuolten omistamille ja ylläpitämille verkkosivustoille tarjotaksemme sinulle lisätuotteita ja -palveluita. Nämä kolmansien osapuolten verkkosivustot voivat myös kerätä tietoja sinusta omien erillisten tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Näihin kolmansien osapuolten verkkosivustoihin liittyvien tietosuojatietojen saamiseksi tutustu tarvittaessa niiden tietosuojakäytäntöihin.
Keräämämme henkilötiedot sinusta
Sinusta keräämämme henkilötiedot riippuvat verkkosivustomme kautta suoritettavista erityisistä toiminnoista. Keräämme ja käytämme seuraavia henkilötietojasi:
Yhteystiedot ja profiilisi
- nimesi, osoitteesi ja yhteystietosi, mukaan lukien sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi sekä yrityksen tiedot;
- käyttäjätilisi tiedot, kuten käyttäjätunnus ja kirjautumistiedot;
- tiedot henkilöllisyytesi tarkistamiseksi ja vahvistamiseksi;
- sukupuolesi, jos päätät antaa tämän tiedon meille;
- sijaintitiedot, jos päätät antaa tämän tiedon meille;
- etninen taustasi ja/tai kulttuuritaustasi, jos päätät antaa tämän tiedon meille;
- uraprofiilisi, esim. työhistoria ja pätevyydet;
- ammatillinen läsnäolosi verkossa, esim. LinkedIn-profiili;
- tiedot kaikista tiedoista, palautteista tai muista asioista, jotka annat meille puhelimitse, sähköpostitse, postitse tai sosiaalisessa mediassa;
- laskutustietosi (jos käytettävissä); ja
- pankkitili- ja maksutiedot (tarvittaessa).
Yllä olevien henkilötietojen lisäksi keräämme ja käsittelemme myös seuraavia henkilötietoja, joita meillä saattaa olla sinusta.
Pehmeiden taitojen tiedot (soft skills)
- kykysi;
- henkilökohtaiset ominaisuutesi;
- motivaatiosi;
- työtyylisi;
- käyttäytymiseen liittyvät lähestymistavat;
- ajattelutyylisi;
- henkilökohtaiset ja/tai uran mielenkiinnon kohteet;
- virtuaaliset arviointipisteesi;
- vastauksesi online-psykometrisiin harjoituksiimme ja kyselyymme;
Verkkosivuston käyttötiedot
- toimintasi verkkosivustollamme ja sen käyttö;
- yhteystietosi, ostohistoriasi ja tallennetut kohteesi;
- tiedot sinulle tarjoamistamme palveluista; ja
- tiedot siitä, miten käytät verkkosivustoamme ja teknologiajärjestelmiämme.
Mikäli et anna pyytämiämme henkilötietoja tilanteissa, joissa se on merkitty pakolliseksi, se valitettavasti viivästyttää tai estää meitä tarjoamasta sinulle palveluita. Tämä kerrotaan myös lomakkeilla sekä alustallamme, asiaankuuluvissa asiayhteyksissä.
Keräämme ja käytämme näitä henkilötietoja alla kohdassa ”Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi” kuvattuihin tarkoituksiin.
Kuinka henkilötietojasi kerätään
Keräämme sinusta henkilötietoja:
- Suoraan, kun syötät tai lähetät meille tietoja, kuten rekisteröidyt meille, osallistut arviointiin alustamme ja/tai mobiilisovelluksemme kautta, otat meihin yhteyttä (myös sähköpostitse), lähetät meille palautetta, käytät palveluitamme verkkosivustomme kautta, lähetä materiaalia verkkosivustollemme ja täytä kyselyjä tai osallistu kilpailuihin verkkosivustomme kautta ja
- epäsuorasti, kuten selaustoimintasi verkkosivustollamme; keräämme yleensä tietoja epäsuorasti käyttämällä tekniikoita, jotka on selitetty alla olevassa ”Evästeet ja muut seurantatekniikat” -osiossa
Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi
Tietosuojalain mukaan voimme käyttää henkilötietojasi vain, jos meillä on pätevä syy, esimerkiksi:
- jossa olet antanut suostumuksesi
- noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme
- kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai toimenpiteisiin ryhtymiseksi pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä, tai
- meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen vuoksi
Oikeutettu etu viittaa tilanteeseen, jossa meillä on liiketoiminnallinen tai kaupallinen syy käyttää henkilötietojasi, edellyttäen, että omat oikeutesi ja etusi eivät syrjäytä tätä. Suoritamme arvioinnin, tukeutuen oikeutettuihin etuihimme, tasapainottaaksemme sinun ja meidän etujamme. Voit saada tarkempia tietoja tästä arvioinnista ottamalla meihin yhteyttä (katso alta ”Ota yhteyttä”).
Alla oleva taulukko selittää, mihin käytämme henkilötietojasi ja miksi.
| MIHIN KÄYTÄMME HENKILÖTIETOJASI | SYYT KÄYTTÄÄ HENKILÖTIETOJASI |
| Luo ja hallinnoi tiliäsi | Oikeutettujen etujemme vuoksi, ollaksemme mahdollisimman tehokkaita, jotta voimme tarjota sinulle parasta palvelua parhaaseen hintaan |
| Palveluidemme tarjoaminen sinulle – esimerkiksi jotta voit suorittaa erilaisia arviointeja/testejä/kyselyitä, tarjota sinulle yksilöllinen raportti ja auttaa sinua löytämään sopivia työpaikkoja | Suorittaaksemme palveluidemme tarjoamisen (sopimus kanssasi) tai ryhtyäksemme toimenpiteisiin pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä |
| Tarkastusten tekeminen sinun tunnistamiseksesi ja henkilöllisyytesi vahvistamiseksi tai sinua tai meitä vastaan kohdistuvien petosten ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi | Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme JA minimoimaan petokset, jotka voivat olla haitallisia sinulle ja/tai meille |
| Lakisääteisten oikeuksien turvaamiseksi tai puolustamiseksi, tai oikeudenkäyntien suorittamiseksi | Olosuhteista riippuen:
|
| Räätälöidäksemme verkkosivustomme ja sen sisältö omien mieltymystesi mukaan valitsemiesi asetusten tai verkkosivustomme käytön perusteella. | Olosuhteista riippuen:
Jos olet antanut tällaisen suostumuksen, voit peruuttaa sen milloin tahansa muuttamalla evästetyökalun asetuksia (tämä ei vaikuta henkilötietojesi laillisuuteen perustuen tähän suostumukseen ennen sen peruuttamista). |
| Säilytämme ja arvioimme tietoja viimeaikaisista vierailuistasi verkkosivustollamme ja siitä, kuinka liikut verkkosivustomme eri osissa analyyttisiä tarkoituksia varten ymmärtääksemme, kuinka ihmiset käyttävät verkkosivustoamme, jotta voimme tehdä siitä intuitiivisemman tai tarkistaa, että verkkosivustomme toimii tarkoitetulla tavalla | Olosuhteista riippuen:
Jos olet antanut tällaisen suostumuksen, voit peruuttaa sen milloin tahansa lähettämällä viestin osoitteeseen [email protected] (tämä ei vaikuta siihen, että käytämme henkilötietojasi tämän suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista) |
| Viestintä kanssasi, joka ei liity markkinointiin, mukaan lukien ehtojemme tai käytäntöjemme muutoksista tai palveluiden muutoksista tai muista tärkeistä huomautuksista | Olosuhteista riippuen:
|
| Palvelujen tarjoamiseen käytettyjen järjestelmien ja tietojen turvallisuuden suojaaminen | Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme Voimme myös käyttää henkilötietojasi varmistaaksemme järjestelmien ja tietojen turvallisuuden standardilla, joka ylittää lakisääteiset velvoitteemme, ja näissä tapauksissa syymme ovat oikeutetut etumme, eli järjestelmien ja tietojen suojaaminen sekä rikollisen toiminnan ehkäiseminen ja havaitseminen, joka voi olla haitallista sinulle ja/tai meille |
| Tilastollinen analyysi auttaa meitä ymmärtämään asiakaskuntaamme | Oikeutettujen etujemme vuoksi, eli ollaksemme mahdollisimman tehokkaita, jotta voimme tarjota sinulle parasta palvelua parhaaseen hintaan |
| Ehdokas-/asiakas-/asiakastietojen päivittäminen ja parantaminen | Olosuhteista riippuen:
|
| Tietojen paljastaminen ja muut toimet, jotka ovat välttämättömiä liiketoimintaamme sovellettavien laki- ja sääntelyvelvoitteiden noudattamiseksi, esimerkiksi kirjaamalla ja osoittamalla todisteita suostumuksistasi tarvittaessa | Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme |
| Markkinoimme palveluitamme nykyisille ja entisille asiakkaille, ehdokkaille ja/tai asiakkaille | Oikeutettujen etujemme vuoksi, eli liiketoimintamme edistämiseksi nykyisille ja entisille asiakkaillemme Katso alta ”Markkinointi” saadaksesi lisätietoja |
| Auditointi ja omat kelpoisuustarkastuksemme | Oikeutettujen etujemme vuoksi, eli akkreditointimme säilyttämiseksi, jotta voimme osoittaa toimivamme korkeimpien standardien mukaisesti |
Henkilötietojesi jakaminen konsernimme jäsenille ja kolmansille osapuolille, jotka ottavat tai voivat ottaa hallintaansa tai omistaa osan tai koko liiketoiminnastamme (ja meidän tai heidän puolestaan toimivien ammatillisten neuvonantajien) merkittävän yritystransaktion tai uudelleenjärjestelyn yhteydessä, mukaan lukien sulautumisen, yrityskaupan, omaisuuden myynnin, listautumisannin tai maksukyvyttömyystilanteessa. Tällaisissa tapauksissa tiedot anonymisoidaan mahdollisuuksien mukaan ja jaetaan vain tarvittaessa. | Olosuhteista riippuen:
|
Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi – terkemmin
Alla olevassa taulukossa on lisätietoja siitä, kuinka käytämme henkilötietojasi ja miksi.
| TARKOITUS | KÄSITTELYTOIMENPITEET | OIKEUDELLINEN PERUSTE UK:N GDPR:N PERUSTUEN | MERKITYKSELLISET HENKILÖTIETOJEN LUOKAT |
| Viestintä kanssasi, joka ei liity markkinointiin, mukaan lukien muutokset ehtoihimme tai käytäntöihimme tai muutoksista palveluihimme tai muista tärkeistä huomautuksista | Osoittaa ja lähettää sinulle viestejä UK:n GDPR:n tai tietosuojalain (Data Protection Act 2018) edellyttämällä tavalla
| Käsittely on välttämätöntä meitä koskevan laillisen velvoitteen noudattamiseksi (artikla 6(1)(b)) |
|
| Osoittaa ja lähettää sinulle yhteydenottoja sopimuksen tekemiseksi kanssasi tai toimenpiteiden suorittamiseksi pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä | Käsittely on välttämätöntä meitä koskevan laillisen velvoitteen noudattamiseksi (artikla 6(1)(b)) |
| |
| Osoittaa ja lähettää sinulle viestejä ehtojemme tai käytäntöjemme muutoksista tai muutoksista palveluissa tai muista tärkeistä huomautuksista (muista kuin yllä mainituista) | Oikeutettu etumme (artikla 6(1)(f)), jonka tarkoitus on olla mahdollisimman tehokas, jotta voimme tarjota sinulle parasta palvelua |
| |
| Viestintä kanssasi tietyistä urakehityksestä ja/tai uramahdollisuuksista, jotka vastaavat toiveitasi ja vahvuuksiasi | Osoittaa ja lähettää sinulle yhteydenottoja sopimuksen tekemiseksi kanssasi | Käsittely on välttämätöntä meitä koskevan laillisen velvoitteen noudattamiseksi (artikla 6(1)(b)) |
|
Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi – Erityiskategorian henkilötiedot
Tiettyjä keräämiämme henkilötietoja käsitellään erityiskategoriana, johon sovelletaan tietosuojalain mukaista lisäsuojaa:–
- sisältävät kerättyjen tietojen kannalta merkityksellisiä henkilötietoja, jotka paljastavat rodun tai etnisen alkuperän, poliittiset mielipiteet, uskonnolliset vakaumukset, filosofiset vakaumukset tai ammattiliittojen jäsenyydet
- kerättyjen tietojen kannalta merkityksellinen sisältö: geneettiset tiedot
- kerättyjen tietojen kannalta merkityksellinen sisältö: biometriset tiedot (jos niitä käytetään henkilön yksilöimiseen)
Kun käsittelemme tällaisia erityisryhmiä koskevia henkilötietoja, varmistamme myös, että meillä on siihen tietosuojalakien mukainen lupa.
Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi – jakaminen
Katso ”Kenen kanssa jaamme henkilötietosi” -kohdasta lisätietoja toimenpiteistä, joita ryhdymme suojaamaan henkilötietojasi silloin, kun meidän on jaettava ne muiden kanssa.
Markkinointi
Käytämme henkilötietojasi lähettääksemme sinulle päivityksiä (sähköpostitse, tekstiviestillä, puhelimitse tai postitse) palveluistamme, mukaan lukien eksklusiiviset tarjoukset, tarjoukset tai uudet palvelut.
Meillä on oikeutettu etu käyttää henkilötietojasi markkinointitarkoituksiin (katso yllä ”Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi”). Tämä tarkoittaa, että emme tarvitse suostumustasi lähettääksemme sinulle markkinointitietoja. Jos muutamme markkinointitapaamme jatkossa niin, että suostumus tarvitaan, pyydämme sitä erikseen ja selkeästi.
Sinulla on oikeus kieltäytyä vastaanottamasta markkinointiviestintää milloin tahansa jommallakummalla seuraavista tavoista:
- ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen: [email protected]
- käyttämällä ”unsubscribe” -linkkiä sähköpostissa tai ”STOP” numeroa tekstiviesteissä, tai
Saatamme pyytää sinua vahvistamaan tai päivittämään markkinointimieltymyksesi, jos pyydät meitä tarjoamaan lisäpalveluita tulevaisuudessa tai jos lait, määräykset tai liiketoimintamme rakenne muuttuvat.
Lisätietoja oikeudesta vastustaa henkilötietojesi käyttöä markkinointitarkoituksiin milloin tahansa on alla kohdassa ”Oikeutesi”.
Kenen kanssa jaamme henkilötietosi
Jaamme rutiininomaisesti henkilötietoja:
- konsernin sisällä (katso toimistomme täältä);
- kolmansille osapuolille, joita käytämme palveluidemme toimittamisessa sinulle, esimerkiksi maksupalveluntarjoajat;
- muille kolmansille osapuolille, joita käytämme auttamaan meitä liiketoiminnassamme, esimerkiksi verkkosivustomme ylläpitäjät ja analytiikan tarjoajat;
Sallimme näiden organisaatioiden käsitellä henkilötietojasi vain, jos olemme vakuuttuneita siitä, että ne ryhtyvät asianmukaisiin toimenpiteisiin henkilötietojesi suojaamiseksi.
Me tai edellä mainitut kolmannet osapuolet jaamme ajoittain henkilötietoja myös:
- Ulkopuolisten tilintarkastajien toteuttaman tilintarkastuksen yhteydessä, jolloin tiedon vastaanottajaa sitoo luottamuksellisuusvelvoite.
- meidän ja heidän ammatillisille neuvonantajille (kuten lakimiehet ja muut neuvonantajat), jolloin tiedon vastaanottajaa sitoo luottamuksellisuusvelvoite
- viranomaisille tuomioistuimille, sekä muille sääntelyelimille noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme
- muille osapuolille, joilla on tai jotka voivat hankkia määräysvallan tai omistuksen liiketoiminnassamme (ja meidän tai heidän ammatillisten neuvonantajiensa) merkittävän yritystransaktion tai uudelleenjärjestelyn yhteydessä, mukaan lukien fuusio, yrityskauppa, omaisuuden myynti, listautumisanti tai maksukyvyttömyystapauksessamme. Näissä tapauksissa tiedot yleensä anonymisoidaan, mutta tämä ei välttämättä ole aina mahdollista. Kaikkien henkilötietojesi vastaanottajaa sitovat luottamuksellisuusvelvoitteet
Emme jaa henkilötietojasi minkään muiden kolmansien osapuolten kanssa.
Kenen kanssa jaamme henkilötietojasi – lisätietoja
Jos haluat lisätietoja siitä, kenen kanssa jaamme henkilötietoja ja miksi, ota meihin yhteyttä (katso alta ”Ota yhteyttä”).
Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään
Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin tarvitsemme niitä siihen tarkoitukseen, johon niitä käytetään. Erityyppisille henkilötiedoille sovelletaan erilaisia säilytysaikoja.
Alla olevassa taulukossa on lisätietoja siitä, kuinka kauan säilytämme tietoja:
| TIETO | SÄILYTYSAIKA | SÄILYTYSMUOTO | VIITE |
Jos suoritat vain arviointejamme ja/tai testejämme alustallamme: Yhteystiedot | 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta sinun ja Clevryn välillä | Sähköisesti | ICO Employment Practices Code para 1.7
|
Työnhakijana ja työhakemuksesi epäonnistui: Yhteystiedot | 12 kuukautta Hakemuslomakkeet antavat mahdollisuuden vastustaa tietojensa säilyttämistä. | Paperilla tai sähköisesti | ICO Employment Practices Code para 1.7 Equality Act 2010, s 123 |
Hakemustiedot menestyneistä ehdokkaista, mukaan lukien: Hakemuskirjeet tai -lomakkeet | 12 kuukauden kuluttua siitä, kun olemme viimeksi tarjonneet palvelujamme sinulle | Paperilla tai sähköisesti | ICO Employment Practices Code para 1.7
|
Rikosrekisteritiedot (jos sellaisia on): Rikosrekisterivaatimusten arvioinnit tietyissä viroissa Rikosrekisteritietolomakkeet | Rikosrekisterivaatimusten arvioinnit tietylle viralle – 12 kuukautta arvioinnin viimeisestä käytöstä Kaikki muut tämän luokan tiedot – niin pian kuin mahdollista sen jälkeen, kun tarkastus on suoritettu ja tulos kirjattu (eli onko tyydyttävä vai ei) | Paperilla tai sähköisesti | DBS guidance for employers: Duration of criminal record check validity ICO Employment Practices Code Nov 2011, part 1.7.4 |
Työsopimukset (jos saamme ne), mukaan lukien: Henkilö- ja koulutusasiakirjat | Seitsemän vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen, ellei laadittu asiakirjana, jolloin 13 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen | Paperilla tai sähköisesti | LA 1980, ss 5, 8 |
| Johtajien palvelusopimukset ja niihin tehdyt muutokset (jos saamme ne) | Seitsemän vuotta sopimuksen irtisanomisesta tai päättymisestä, ellei sitä ole tehty asiakirjana, jolloin 13 vuotta irtisanomisesta tai päättymisestä | Paperilla tai sähköisesti | LA 1980, ss 5, 8 Companies Act 2006, ss 227, 228 |
| Kopiot henkilöllisyysasiakirjoista (esim. passeista) | Vähintään kaksi vuotta työsuhteen päättymispäivästä | Paperilla tai sähköisesti | Immigration (Restrictions on Employment) Order, SI 2007/3290, Art 6(1)(b) |
| Ulkomaalaisten henkilöllisyystodistukset (mukaan lukien työnteko-oikeus) | Kaksi vuotta ja kuusi kuukautta työsuhteen päättymispäivästä | Paperilla tai sähköisesti | Immigration (Restrictions on Employment) Order, SI 2007/3290, art 6(1)(b) |
| Tilapäistä työntekijää koskevat tiedot | Seitsemän vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen | Paperilla tai sähköisesti | LA 1980, s 5 |
Jos lopetat tilisi käytön poistamme tai anonymisoimme tilitietosi 12 kuukauden kuluttua.
Jos lopetat tilisi käytön poistamme tai anonymisoimme tilitietosi 12 kuukauden kuluttua.
Henkilötietojesi siirto UK:sta ja ETA:sta
Muissa UK:n ulkopuolisissa maissa on erilaisia tietosuojalakeja, joista jotkin voivat tarjota heikomman yksityisyyden suojan.
UK:n tietosuojalaki tunnetaan nimellä UK GDPR, ja se perustuu EU:n GDPR:ään. EU:n GDPR ei kuitenkaan enää päde UK:ssa.
Toimimme UK:ssa ja meillä on asiakkaita niin UK:ssa kuin ETA:ssa ja myös näiden alueiden ulkopuolella. Joskus meidän on siirrettävä henkilötietosi UK:n ja ETA:n ulkopuolelle. Näissä tapauksissa noudatamme sovellettavia UK:n ja ETA:n lakeja, jotka on suunniteltu varmistamaan henkilötietojesi tietosuoja.
Voimme siirtää henkilötietojasi:
- konsernin sisällä,
- ETA-maissa sijaitseville Kumppanuusyrityksillemme ja
Koska toimimme UK:ssa, saatamme myös joutua siirtämään henkilötietosi ETA:sta UK:hon.
Jos sinä tai Asiakkaamme olette UK:n tai ETA-maiden ulkopuolelta, voimme siirtää henkilötietosi prosessia käsittelevälle paikalliselle Asiakkaalle tai Kumppanuusyrityksellemme.
Tietosuojalakien mukaisesti voimme siirtää henkilötietojasi vain UK:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, jossa:
- UK:n tietosuojalain alaisten siirtojen tapauksessa UK:n hallitus on päättänyt, että kyseinen maa varmistaa henkilötietojen suojan riittävän tason (tunnetaan nimellä ” adequacy regulation’”) UK:n GDPR-asetuksen 45 artiklan mukaisesti. Luotamme riittävään tietosuojaan koskeviin säännöksiin siirroissa seuraaviin maihin: ETA-maihin
- ETA:n tietosuojalainsäädännön alaisten siirtojen osalta Euroopan komissio on päättänyt, että kyseinen maa varmistaa henkilötietojen suojan riittävän tason (tunnetaan nimellä ”adequacy decision”) EU:n GDPR-asetuksen 45 artiklan mukaisesti. Yksityiskohdat Euroopan komission riittävää tietosuojaa koskevista päätöksistä löytyvät täältä. Luotamme riittävän tietosuojan päätöksiin siirroissa ETA:n ulkopuolisiin maihin.
- käytössä on asianmukaiset suojatoimet sekä täytäntöönpanokelpoiset oikeudet ja tehokkaat oikeussuojakeinot, tai
- erityistä poikkeusta sovelletaan asiaankuuluvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti
Kun siirrämme henkilötietojasi UK:n ulkopuolelle, teemme sen riittävän tietosuojan koskevan asetuksen tai (jos tämä ei ole saatavilla) laillisesti hyväksyttyjen yleisten tietosuojalausekkeiden perusteella, jotka on tunnustettu tai annettu UK:n GDPR:n artiklan 46(2) mukaisesti. Jos emme voi, tai päätämme olla tukeutumatta kumpaankaan näihin mekanismeihin, emme siirrä henkilötietojasi UK:n ulkopuolelle, ellemme voi tehdä niin UK:n tietosuojalain tarjoaman vaihtoehtoisen mekanismin tai poikkeuksen perusteella joka on mainittu tässä tietosuojakäytännössä.
Kun siirrämme henkilötietojasi ETA:n ulkopuolelle, teemme sen riittävän tietosuojan koskevan päätöksen tai (jos tämä ei ole saatavilla) EU GDPR:n artiklan 46(2) mukaisesti annettujen laillisesti hyväksyttyjen vakiomuotoisten tietosuojalausekkeiden perusteella. Jos emme voi tai päätä olla tukeutumatta kumpaankaan näihin mekanismeihin, emme siirrä henkilötietojasi ETA:n ulkopuolelle, ellemme voi tehdä niin sovellettavan tietosuojalain mukaisen vaihtoehtoisen mekanismin tai poikkeuksen perusteella joka on mainittu tässä tietosuojakäytännössä.
Kaikista muutoksista kohteisiin, joihin lähetämme henkilötietoja, tai siirtomekanismeihin, joihin tukeudumme siirtääksemme henkilötietoja kansainvälisesti, ilmoitetaan sinulle alla olevan ”Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön” -osion mukaisesti.
Evästeet ja muut seurantatekniikat
Eväste on pieni tekstitiedosto, joka sijoitetaan laitteellesi (esim. tietokoneeseen, älypuhelimeen tai muuhun elektroniseen laitteeseen), kun käytät verkkosivustoamme. Käytämme verkkosivuillamme evästeitä.
Lisätietoja evästeistä ja muista käyttämistämme seurantatekniikoista Evästekäytännössämme.
Sinun oikeutesi
Sinulla on yleensä seuraavat oikeudet, joita voit yleensä käyttää ilmaiseksi:
| Pääsy kopioon henkilötiedoistasi | Oikeus saada kopio henkilötiedoistasi |
| Korjaus | Oikeus vaatia meitä korjaamaan henkilötiedoissasi olevat virheet |
| Poistaminen (tunnetaan myös nimellä oikeus tulla unohdetuksi) | Oikeus vaatia meitä poistamaan henkilötietosi – tietyissä tilanteissa |
| Käyttörajoitus | Oikeus vaatia meitä rajoittamaan henkilötietojesi käyttöä tietyissä olosuhteissa, esimerkiksi jos kiistät tietojen paikkansapitävyyden |
| Tietojen siirrettävyys | Oikeus saada meille antamiasi henkilötietoja jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja/tai välittää kyseiset tiedot kolmannelle osapuolelle (tietyissä tilanteissa) |
| Vastustaa käyttöä | Oikeus vastustaa:
|
| Ei alistua päätöksiin ilman ihmisen osallistumista | Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu yksinomaan automatisoituun käsittelyyn (mukaan lukien profilointi), jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu yksinomaan automatisoituun käsittelyyn (mukaan lukien profilointi), jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi Emme tee tällaisia päätöksiä verkkosivustomme keräämien tietojen perusteella |
| Oikeus peruuttaa suostumukset | Jos olet antanut meille suostumuksen henkilötietojesi käyttöön, on sinulla myös oikeus peruuttaa suostumuksesi helposti milloin tahansa Voit peruuttaa suostumuksesi ottamalla meihin yhteyttä osoitteeseen [email protected] tai numeroon (+44)1273734000 Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta henkilötietojesi lainmukaisuuteen tämän suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista |
Jos haluat lisätietoja kustakin näistä oikeuksista, mukaan lukien olosuhteet, joissa ne ovat ja eivät ole voimassa, ota meihin yhteyttä (katso ”Ota yhteyttä” alla). Saattaa myös olla hyödyllistä tutustua UK:n tietokomissaarin ohjeisiin UK:n GDPR:n mukaisista oikeuksistasi.
Jos haluat käyttää jotakin näistä oikeuksista, lähetä meille sähköpostia, soita tai kirjoita. Katso alta: ”Kuinka ottaa meihin yhteyttä”. Kun otat meihin yhteyttä, ole hyvä ja:
- anna riittävästi tietoja tunnistaaksesi itsesi, esimerkiksi koko nimesi, sähköpostiosoitteesi, käyttäjä-/tilinumerosi ja muut henkilöllisyystiedot, joita voimme kohtuudella pyytää sinulta, ja
- kerro meille, mitä oikeuksia haluat käyttää ja mitä tietoja pyyntösi koskee
Henkilötietojesi suojaaminen
Meillä on asianmukaiset turvatoimet estääksemme henkilötietojen vahingossa katoamisen tai laittoman käytön tai pääsyn niihin. Rajoitamme pääsyn henkilötietoihisi niille, joilla on aito tarve saada niitä. Testaamme jatkuvasti järjestelmiämme ja olemme ISO 27001 -sertifioituja, mikä tarkoittaa, että noudatamme alan huippuluokan tietoturvastandardeja.
Meillä on myös käytössämme menettelyt epäiltyjen tietoturvaloukkausten käsittelemiseksi. Ilmoitamme sinulle ja kaikille soveltuville sääntelyviranomaisille epäillystä tietoturvaloukkauksesta, jos laki velvoittaa meitä tekemään niin.
Jos haluat Get Safe Online -sivustolta yksityiskohtaista tietoa henkilötietojesi ja muiden tietojen sekä tietokoneiden ja laitteidesi suojaamisesta petoksilta, identiteettivarkauksilta, viruksilta ja monilta muilta online-ongelmilta, käy osoitteessa www.getsafeonline.org. Get Safe Online -palvelu on UK:n hallituksen sekä johtavien yritysten tukema.
Kuinka valittaa
Ota meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita henkilötietojesi käytöstä (katso alta ”Ota yhteyttä”). Toivomme, että voimme ratkaista mahdolliset ongelmasi.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus:
- UK:n tietokomissaarille; ja
- asianmukainen tietosuojavalvontaviranomainen siinä ETA-valtiossa, jossa asuinpaikkasi, työpaikkasi tai väitetty tietosuojalain rikkominen on tapahtunut
UK:n tietovaltuutettuun voi ottaa yhteyttä käyttämällä yhteystietoja osoitteessa https://ico.org.uk/make-a-complaint tai puhelimitse: +44 (0)303 123 1113.
Luettelo ETA:n tietosuojaviranomaisista ja niiden yhteystiedoista löydät täältä.
Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön
Saatamme muuttaa tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain – kun teemme merkittäviä muutoksia, ryhdymme toimenpiteisiin ilmoittaaksemme sinulle sähköpostitse ja verkkosivuillamme.
Kuinka ottaa meihin yhteyttä
Voit ottaa meihin yhteyttä postitse, sähköpostitse tai puhelimitse, jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojakäytännöstä tai hallussamme olevista tiedoista, käyttääksesi tietosuojalain mukaista oikeuttasi tai tehdäksesi valituksen.
Yhteystietomme näkyvät alla:
| Yhteystietomme | |
Postiosoite: Sähköposti: Puhelin: | Clevry UK Ltd, Century House, 15-19 Dyke Road, Brighton BN1 3FE, UK (44) 1273 734 000 |
Policy version: [15/12/2021]
This privacy policy tells you what to expect us to do with your personal information when you make contact with us or use our services.
Who are we?
Clevry (our website) is operated by CLEVRY UK LTD trading as “Clevry” (‘we’, ‘our’ or ‘us’).
We are the controller of personal data obtained via our website, meaning we are the organisation legally responsible for deciding how and for what purposes it is used.
Clevry is a company incorporated and based in England with company registration number 3443538. Our registered office address is Floor 1 Century House, 15-19 Dyke Road, Brighton, BN1 3FE, UK.
Clevry has offices in Sweden and Finland, and their details are shown here. They form part of our group offices (“our Group”).
We are a leading provider of business psychology products, technologies, and talent advisory and acquisition services for more than 30 years. We specialise in delivering flexible psychometric technologies, versatile 360 feedback services and innovative assessment activities.
We take your privacy very seriously. Please read this privacy policy carefully as it contains important information on who we are and how and why we collect, store, use and share any information relating to you (your personal data) in connection with your use of our website. It also explains your rights in relation to your personal data and how to contact us or a relevant regulator in the event you have a complaint.
We collect, use and are responsible for certain personal data about you. When we do so we are subject to the UK General Data Protection Regulation (UK GDPR). We are also subject to the EU General Data Protection Regulation (EU GDPR) in relation to goods and services we offer to individuals and our wider operations in the European Economic Area (EEA).
18 or under
This version of our privacy policy is primarily written for adults (in the UK, an adult is 18 years old or over 18 years old), including parents and guardians of child users. If you are a child (under 18 years old) you are welcome to read this policy if you find it useful, but please obtain your parent or guardian’s permission before you provide us with your information and/or to register with us.
We do not expect to collect the personal data of anyone under 13 years old. If you are aware that any personal data of anyone under 13 years old has been shared with our website, please let us know so that we can delete that data.
Contents of this page
This privacy policy is divided into the following sections:
- What this Policy applies to
- Personal data we collect about you
- How your personal data is collected
- How and why we use your personal data
- Marketing
- Who we share your personal data with
- How long your personal data will be kept
- Transferring your personal data out of the UK and EEA
- Cookies and other tracking technologies
- Your rights
- Keeping your personal data secure
- How to complain
- Changes to this privacy policy
- How to contact us
What this Policy applies to
This privacy policy relates to your use of our website (including but not limited to our online application and platforms) only.
Throughout our website we may link to other websites owned and operated by certain trusted third parties to make additional products and services available to you. Those third-party websites may also gather information about you in accordance with their own separate privacy policies. For privacy information relating to those third-party websites, please consult their privacy policies as appropriate.
Personal data we collect about you
The personal data we collect about you depends on the particular activities carried out through our website. We will collect and use the following personal data about you:
Contact data & your profile
- your name, address and contact information, including email address and telephone number and company details;
- your account details, such as username and login details;
- information to check and verify your identity;
- your gender, if you choose to give this to us;
- location data, if you choose to give this to us;
- your ethnicity and/or cultural background, if you choose to give this to us;
- your career profile, e.g. work history and qualifications;
- your professional online presence, e.g. LinkedIn profile;
- details of any information, feedback or other matters you give to us by phone, email, post or via social media;
- your billing information (if applicable); and
- bank account and payment details (if applicable).
In addition to above personal data, we also collect and process the following personal data we may have on you.
Soft skills data
- your aptitudes;
- your personal traits;
- your motivations;
- your working style ;
- your behavioural approaches;
- your thinking styles;
- your personal and/or career interests;
- your virtual assessment scores;
- your responses to our online psychometric exercises and survey you complete;
Website usage data
- your activities on, and use of, our website;
- your contact history, purchase history and saved items;
- information about the services we provide to you; and
- information about how you use our website and technology systems.
If you do not provide personal data we ask for where it is indicated to be ‘required’ at the point of collection, it will delay or prevent us from providing services to you as explained in the relevant forms or our platform on which such data is collected.
We collect and use this personal data for the purposes described in the section ‘How and why we use your personal data’ below.
How your personal data is collected
We collect personal data from you:
- directly, when you enter or send us information, such as when you register with us, participate in an assessment via our platform and/or mobile application, contact us (including via email), send us feedback, use our services via our website, post material to our website and complete surveys or participate in competitions via our website, and
- indirectly, such as your browsing activity while on our website; we will usually collect information indirectly using the technologies explain in the section on ‘Cookies and other tracking technologies’ below
How and why we use your personal data
Under data protection law, we can only use your personal data if we have a proper reason, for example:
- where you have given consent
- to comply with our legal and regulatory obligations
- for the performance of a contract with you or to take steps at your request before entering into a contract, or
- for our legitimate interests or those of a third party
A legitimate interest is when we have a business or commercial reason to use your personal data, so long as this is not overridden by your own rights and interests. We will carry out an assessment when relying on legitimate interests, to balance our interests against your own. You can obtain details of this assessment by contacting us (see ‘How to contact us’ below).
The table below explains what we use your personal data for and why.
WHAT WE USE YOUR PERSONAL DATA FOR | OUR REASONS |
Create and manage your account with us | For our legitimate interests, that is to be as efficient as we can so we can deliver the best service to you at the best price |
Providing our services to you – for example, to let you take a range of assessments/tests/ questionnaires, to provide a personalised report for you, and to enable you to find matching jobs | To perform what we agree to provide our services (a contract with you) or to take steps at your request before entering into a contract |
Conducting checks to identify you and verify your identity or to help prevent and detect fraud against you or us | To comply with our legal and regulatory obligations AND to minimise fraud that could be damaging for you and/or us |
To enforce legal rights or defend or undertake legal proceedings | Depending on the circumstances:
|
Customise our website and its content to your particular preferences based on a record of your selected preferences or on your use of our website | Depending on the circumstances:
If you have provided such a consent you may withdraw it at any time by changing the setting on the cookies tool (this will not affect the lawfulness of our use of your personal data in reliance on that consent before it was withdrawn) |
Retaining and evaluating information on your recent visits to our website and how you move around different sections of our website for analytics purposes to understand how people use our website so that we can make it more intuitive or to check our website is working as intended | Depending on the circumstances:
If you have provided such a consent you may withdraw it at any time by dropping a line to [email protected] (this will not affect the lawfulness of our use of your personal data in reliance on that consent before it was withdrawn) |
Communications with you not related to marketing, including about changes to our terms or policies or changes to the services or other important notices | Depending on the circumstances:
|
Protecting the security of systems and data used to provide the services | To comply with our legal and regulatory obligations We may also use your personal data to ensure the security of systems and data to a standard that goes beyond our legal obligations, and in those cases our reasons are for our legitimate interests, i.e. to protect systems and data and to prevent and detect criminal activity that could be damaging for you and/or us |
Statistical analysis to help us understand our customer/client base | For our legitimate interests, i.e. to be as efficient as we can so we can deliver the best service to you at the best price |
Updating and enhancing candidate/ customer/ client records | Depending on the circumstances:
|
Disclosures and other activities necessary to comply with legal and regulatory obligations that apply to our business, for example, to record and demonstrate evidence of your consents where relevant | To comply with our legal and regulatory obligations |
Marketing our services to existing and former customers, candidates and/or clients | For our legitimate interests, i.e. to promote our business to existing and former customers See ‘Marketing’ below for further information |
The audit and our own qualify checks | For our legitimate interests, i.e. to maintain our accreditations so we can demonstrate we operate at the highest standards |
To share your personal data with members of our Group and third parties that will or may take control or ownership of some or all of our business (and professional advisors acting on our or their behalf) in connection with a significant corporate transaction or restructuring, including a merger, acquisition, asset sale, initial public offering or in the event of our insolvency In such cases information will be anonymised where possible and only shared where necessary | Depending on the circumstances:
|
How and why we use your personal data – in more detail
More details about how we use your personal data and why are set out in the table below.
PURPOSE | PROCESSING OPERATION | LAWFUL BASIS RELIED ON UNDER THE UK GDPR | RELEVANT CATEGORIES OF PERSONAL DATA |
Communications with you not related to marketing, including about changes to our terms or policies or changes to our services or other important notices | Addressing and sending communications to you as required by the UK GDPR or Data Protection Act 2018
| Processing is necessary for compliance with a legal obligation to which we are subject (Article 6(1)(b)) |
|
Addressing and sending communications to you to perform a contract with you or to take steps at your request before entering a contract | Processing is necessary for compliance with a legal obligation to which we are subject (Article 6(1)(b)) |
| |
Addressing and sending communications to you about changes to our terms or policies or changes to the services or other important notices (other than those addressed above) | Our legitimate interests (Article 6(1)(f)), which is to be as efficient as we can so we can deliver the best service to you |
| |
Communications with you to inform certain career development and/or job opportunities that match your aspirations and your strength | Addressing and sending communications to you to perform a contract with you | Processing is necessary for compliance with a legal obligation to which we are subject (Article 6(1)(b)) |
|
How and why we use your personal data – Special category personal data
Certain personal data we collect is treated as a special category to which additional protections apply under data protection law:–
- include as relevant to the data collected: personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious beliefs, philosophical beliefs or trade union membership
- include as relevant to the data collected: genetic data
- include as relevant to the data collected: biometric data (when used to uniquely identify an individual)
Where we process such special category personal data, we will also ensure we are permitted to do so under data protection laws.
How and why we use your personal data – sharing
See ‘Who we share your personal data with’ for further information on the steps we will take to protect your personal data where we need to share it with others.
Marketing
We will use your personal data to send you updates (by email, text message, telephone or post) about our services, including exclusive offers, promotions or new services.
We have a legitimate interest in using your personal data for marketing purposes (see above ‘How and why we use your personal data’). This means we do not need your consent to send you marketing information. If we change our marketing approach in the future so that consent is needed, we will ask for this separately and clearly.
You have the right to opt out of receiving marketing communications at any time by either:
- contacting us via email to: [email protected]
- using the ‘unsubscribe’ link in emails or ‘STOP’ number in texts, or
We may ask you to confirm or update your marketing preferences if you ask us to provide further services in the future, or if there are changes in the law, regulation, or the structure of our business.
We will always treat your personal data with the utmost respect and never sell it to other organisations other than our Partnership companies for marketing purposes. To see the details of our Partnership Companies, please click here.
For more information on your right to object at any time to your personal data being used for marketing purposes, see ‘Your rights’ below.
Who we share your personal data with
We routinely share personal data with:
- any of our Group (please see: here for our offices);
- our Partnership Companies (please see here for details);
- third parties we use to help deliver our services to you, for example, payment service providers;
- other third parties we use to help us run our business, for example, our website hosts and website analytics providers;
We only allow those organisations to handle your personal data if we are satisfied they take appropriate measures to protect your personal data.
We or the third parties mentioned above occasionally also share personal data with:
- our and their external auditors, in relation to the audit of our or their accounts, in which case the recipient of the information will be bound by confidentiality obligations
- our and their professional advisors (such as lawyers and other advisors), in which case the recipient of the information will be bound by confidentiality obligations
- law enforcement agencies, courts, tribunals and regulatory bodies to comply with our legal and regulatory obligations
- other parties that have or may acquire control or ownership of our business (and our or their professional advisers) in connection with a significant corporate transaction or restructuring, including a merger, acquisition, asset sale, initial public offering or in the event of our insolvency – usually, information will be anonymised but this may not always be possible. The recipient of any of your personal data will be bound by confidentiality obligations
We will not share your personal data with any other third party.
Who we share your personal data with – further information
If you would like more information about who we share our data with and why, please contact us (see ‘How to contact us’ below).
How long your personal data will be kept
We will not keep your personal data for longer than we need it for the purpose for which it is used. Different retention periods apply for different types of personal data.
Details as to how long we retain what data are set out in the table below:
RECORD | RETENTION PERIOD | STORAGE FORMAT | REFERENCE |
If you are only taking our assessments and/or tests on our platform:- Contact details Assessment and psychometric test results | 12 months after the last contact was made between you and Clevry | Electric | ICO Employment Practices Code para 1.7
|
As a candidate and your job application being unsuccessful:- Contact details Application letters or forms CVs References Interview notes Assessment and psychometric test results | 12 months Application forms should give applicants the opportunity to object to their details being retained | Paper or electronic | ICO Employment Practices Code para 1.7 Equality Act 2010, s 123 |
Application records of successful candidates, including:- Application letters or forms Copies of academic and other training received References Correspondence concerning employment CVs Interview notes and evaluation forms Assessment and psychometric test papers and results | 12 months after when we have last provided our services for you | Paper or electronic | ICO Employment Practices Code para 1.7
|
Criminal records information (if any):- Criminal records requirement assessments for a particular post Criminal records information forms the Disclosure and Barring Service (DBS) check forms DBS certificates | Criminal records requirement assessments for a particular post – 12 months after the assessment was last used All other information in this category – as soon as practicable after the check has been completed and the outcome recorded (ie whether satisfactory or not) | Paper or electronic | DBS guidance for employers: Duration of criminal record check validity ICO Employment Practices Code Nov 2011, part 1.7.4 |
Employment contracts (if we receive them), including: Personnel and training records Written particulars of employment Changes to terms and conditions | Seven years after employment ceases, unless document executed as a deed, in which case 13 years after employment ceases | Paper or electronic | LA 1980, ss 5, 8 |
Directors’ service contracts and any variations (if we receive them) | Seven years from termination or expiry of the contract, unless executed as a deed, in which case 13 years from termination or expiry | Paper or electronic | LA 1980, ss 5, 8 Companies Act 2006, ss 227, 228 |
Copies of identification documents (eg passports) | Not less than two years from date of termination of employment | Paper or electronic | Immigration (Restrictions on Employment) Order, SI 2007/3290, Art 6(1)(b) |
Identification documents of foreign nationals (including right to work) | Two years and six months from date of termination of employment | Paper or electronic | Immigration (Restrictions on Employment) Order, SI 2007/3290, art 6(1)(b) |
Records concerning a temporary worker | Seven years after employment ceases | Paper or electronic | LA 1980, s 5 |
If you stop using your account we will delete or anonymise your account data after 12 months.
Following the end of the of the relevant retention period, we will delete or anonymise your personal data.
Transferring your personal data out of the UK and EEA
Other countries outside the UK have differing data protection laws, some of which may provide lower levels of protection of privacy.
The UK data protection law is known as the UK GDPR, derives from the EU GDPR. But the EU GDPR no longer applies to the UK.
We are based in the UK and have customers both in the UK and in the EEA. It is sometimes necessary for us to transfer your personal data to countries outside the UK and EEA. In those cases we will comply with applicable UK and EEA laws designed to ensure the privacy of your personal data.
We may transfer your personal data to:
- our Group offices located in Sweden and Finland,
- our Partnership Companies located in the EEA countries, and
- our Partnership Companies located outside the EEA countries, such as South Africa, Canada and/or Brazil.
As we are based in the UK we may also need to transfer your personal data from the EEA to the UK.
Under data protection laws, we can only transfer your personal data to a country outside the UK/EEA where:
- in the case of transfers subject to UK data protection law, the UK government has decided the particular country ensures an adequate level of protection of personal data (known as an ‘adequacy regulation’) further to Article 45 of the UK GDPR. We rely on adequacy regulations for transfers to the following countries: countries in the EEA
- in the case of transfers subject to EEA data protection laws, the European Commission has decided that the particular country ensures an adequate level of protection of personal data (known as an ‘adequacy decision’) further to Article 45 of the EU GDPR. Details of the European Commission’s adequacy decisions are available here. We rely on adequacy decisions for transfers to the countries outside the EEA.
- there are appropriate safeguards in place, together with enforceable rights and effective legal remedies for you, or
- a specific exception applies under relevant data protection law
Where we transfer your personal data outside the UK we do so on the basis of an adequacy regulation or (where this is not available) legally-approved standard data protection clauses recognised or issued further to Article 46(2) of the UK GDPR. In the event we cannot or choose not to continue to rely on either of those mechanisms at any time we will not transfer your personal data outside the UK unless we can do so on the basis of an alternative mechanism or exception provided by UK data protection law and reflected in an update to this policy.
Where we transfer your personal data outside the EEA we do so on the basis of an adequacy decision or (where this is not available) legally-approved standard data protection clauses issued further to Article 46(2) of the EU GDPR. In the event we cannot or choose not to continue to rely on either of those mechanisms at any time we will not transfer your personal data outside the EEA unless we can do so on the basis of an alternative mechanism or exception provided by applicable data protection law and reflected in an update to this policy.
Any changes to the destinations to which we send personal data or in the transfer mechanisms we rely on to transfer personal data internationally will be notified to you in accordance with the section on ‘Changes to this privacy policy’ below.
Cookies and other tracking technologies
A cookie is a small text file which is placed onto your device (e.g. computer, smartphone or other electronic device) when you use our website. We use cookies on our website.
For further information on cookies and other tracking technologies we use, please see our Cookies Policy.
Your rights
You generally have the following rights, which you can usually exercise free of charge:-
Access to a copy of your personal data | The right to be provided with a copy of your personal data |
Correction (also known as rectification) | The right to require us to correct any mistakes in your personal data |
Erasure (also known as the right to be forgotten) | The right to require us to delete your personal data—in certain situations |
Restriction of use | The right to require us to restrict use of your personal data in certain circumstances, for example, if you contest the accuracy of the data |
Data portability | The right to receive the personal data you provided to us, in a structured, commonly used and machine-readable format and/or transmit that data to a third party (in certain situations) |
To object to use | The right to object:-
|
Not to be subject to decisions without human involvement | The right not to be subject to a decision based solely on automated processing (including profiling) that produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you We do not make any such decisions based on data collected by our website |
The right to withdraw consents | If you have provided us with a consent to use your personal data you have a right to withdraw that consent easily at any time You may withdraw consents by contacting us to [email protected] or on (+44)1273734000 Withdrawing a consent will not affect the lawfulness of our use of your personal data in reliance on that consent before it was withdrawn |
For further information on each of those rights, including the circumstances in which they do and do not apply, please contact us (see ‘How to contact us’ below). You may also find it helpful to refer to the guidance from the UK’s Information Commissioner on your rights under the UK GDPR.
If you would like to exercise any of those rights, please email, call or write to us. Please see below: ‘How to contact us’. When contacting us please:
- provide enough information to identify yourself, for example, your full name, email address, user/account number and any additional identity information we may reasonably request from you, and
- let us know which right(s) you want to exercise and the information to which your request relates
Keeping your personal data secure
We have appropriate security measures to prevent personal data from being accidentally lost, or used or accessed unlawfully. We limit access to your personal data to those who have a genuine need to access it. We continually test our systems and are ISO 27001 certified, which means we follow top industry standards for information security.
We also have procedures in place to deal with any suspected data security breach. We will notify you and any applicable regulator of a suspected data security breach where we are legally required to do so.
If you want detailed information from Get Safe Online on how to protect your personal data and other information and your computers and devices against fraud, identity theft, viruses and many other online problems, please visit www.getsafeonline.org. Get Safe Online is supported by HM Government and leading businesses.
How to complain
Please contact us if you have any queries or concerns about our use of your personal data (see below ‘How to contact us’). We hope we will be able to resolve any issues you may have.
You also have the right to lodge a complaint with:
- the Information Commissioner in the UK; and
- a relevant data protection supervisory authority in the EEA state of your habitual residence, place of work or of an alleged infringement of data protection laws in the EEA
The UK’s Information Commissioner may be contacted using the details at https://ico.org.uk/make-a-complaint or by telephone: 0303 123 1113.
For a list of EEA data protection supervisory authorities and their contact details see here.
Changes to this privacy policy
We may change this privacy policy from time to time – when we make significant changes we will take steps to inform you, via email and on our website.
How to contact us
You can contact us by post, email or telephone if you have any questions about this privacy policy or the information we hold about you, to exercise a right under data protection law or to make a complaint.
Our contact details are shown below:
Our contact details | |
Postal Address: Email: Telephone: | Clevry UK Ltd, Century House, 15-19 Dyke Road, Brighton BN1 3FE, UK (44) 1273 734 000 |
