Suomessa elää sitkeä myytti henkilöarviointeihin liittyen eli se, että arviointeja saa tehdä vain koulutettu psykologi. Näin ei ole. Satojen asiakaskohtaamisten perusteella iso osa HR-ammattilaisista ja muista rekrytointien parissa työskentelevistä mieltää henkilöarvioinnin vain ulkoisen kumppanin toteuttamaksi, useamman tunnin mittaiseksi kokonaisuudeksi. Ei tarvitse kuin mennä lahden taakse Ruotsiin, niin arvioinnit ovat jo paljon yleisempiä yritysten omissa HR-työkalupakeissa. Molemmissa on etunsa, ja tämän artikkelin luettuasi toivottavasti tiedät, mikä vaihtoehto on paras sinun tarpeisiisi.
Mitä on henkilöarvioinnit ja miksi niitä käytetään?
Henkilöarvioinnit ovat keskeinen osa nykyaikaista rekrytointiprosessia ja työntekijöiden kehittämistä. Arvioinneilla mitatataan hakijoiden persoonallisuutta, työskentelytyyliä, kyvykkyyksiä sekä kulttuurista sopivuutta. Ne auttavat tunnistamaan potentiaalia, lisäävät rekrytoinnin objektiivisuutta ja vähentävät virherekrytoinnin riskiä.
Keskeisin osa henkilöarviointia ovat verkossa (tai arviointikumppanin toimistolla) täytettävät psykometriset testit, kuten erilaisest kykytestit ja persoonallisuusarvioinnit. Monimenetelmäiseen arviointiin kuuluu testien lisäksi tilanteesta riippuen haastattelu sekä erilaisia simulaatio- ja ryhmätehtäviä.
Tämäntyyppiset laajat arviointikokonaisuudet ovat Suomessa melko vakiintunut tapa tehdä henkilöarviointeja ja toki niillä on edelleen paikkansa vaativien johtotehtävien rekrytoinneissa. Suurimpaan osaan työtehtävistä riittää kuitenkin kevyempi, verkossa täytettävät testit käsittävä kokonaisuus, joiden tuloksia voidaan hyödyntää haastatattelutilanteessa ja hakijoiden vertailussa.
Mitä laki sanoo henkilöarvioinnista?
Laissa yksityisyyden suojasta työelmässä todetaan rekrytoinnin ja henkilöstön kehittämisen yhteydessä toteutettavista testeistä seuraavasti: “Työntekijää voidaan hänen suostumuksellaan testata henkilö- ja soveltuvuusarvioinnein työtehtävien hoidon edellytysten tai koulutus- ja muun ammatillisen kehittämisen tarpeen selvittämiseksi. Työnantajan on varmistettava, että testejä tehtäessä käytetään luotettavia testausmenetelmiä, niiden suorittajat ovat asiantuntevia ja testauksella saatavat tiedot ovat virheettömiä. Tietojen virheettömyyttä varmistettaessa on otettava huomioon testausmenetelmä ja sen luonne.” (Laki yksityisyyden suojasta, luku 4, pykälä 13.)
Mikään laki tai asetus ei siis Suomessa vaadi, että henkilöarviointien toteuttajan tulisi olla koulutukseltaan psykologi, tai edes sertifioitu testikäyttäjä.
Suomessa psykologian opiskelijat eivät edes saa erityisen kattavaa koulutusta persoonallisuuden arviointiin ja henkilöarviointimenetelmiin, elleivät sitten suuntaudu nimenomaan työ- ja organisaatiopsykologian opintoihin.
Edellä oleva kuvastaa hyvin laajemminkin suomalaisessa työelämässä vallalla olevaa tutkintouskovaisuutta, missä usein ajatellaan vain tietyn koulutustaustan pätevöittävän tiettyyn tehtävään.
Voiko siis kuka tahansa tehdä henkilöarviointeja rekrytoinnin yhteydessä? Periaatteessa kyllä, mutta asianmukaisen testien käyttökoulutuksen ja perehtyneisyyttä se vaatii. Sekä parhaan hyödyn saavuttamiseksi, että hyvän hakijakokemuksen varmistamiseksi, on ensiarvoisen tärkeää, että arviointityökalun käyttäjä tietää mitä tekee, miten tuloksia tulkitaan ja mikä on tulosten rooli henkilövalinnan kokonaiskuvassa. Nämä tulee osata kommunikoida selkeästi myös työnhakijoille.
Milloin arviointeja tehdään?
Tyypillisin tilanne jossa henkilöarviointeja tehdään on rekrytointiprosessin loppusuoralla, kun halutaan vertailla kärkiehdokkaiden vahvuuksia ja saada lisätukea päätöksentekoon. Tuomalla arvioinnit mukaan jo rekrytointiprosessin alkuvaiheeseen voidaan kuitenkin nostaa prosessin objektiivisuutta, tehostaa esikarsintaa ja kerätä arvokasta dataa rekrytoinnin strategisen kehittämisen tueksi.
Henkilöarviointien nykytila Suomessa
Duunitorin Henkilöarvionti Suomessa 2024-raportin mukaan suurin syy olla käyttämättä henkilöarviointeja on raha, eli että arvioinneille ei ole budjettia. 54% vastaajista nosti tämän suurimmaksi esteeksi. Toiseksi suurin este arvioinneille on ajankäyttö. 31,2% vastaajista oli sitä mieltä, että arvioinnit pitkittävät rekrytointiprosessia tarpeettomasti.
Henkilöarvioinnin hinta kuitenkin kalpenee virherekrytoinnista syntyville kustannuksille.
Ajatus kalliista ja aikaavievistä arviointiprosesseista juontunee konsulttitalojen järjestämistä monen tunnin arviointikokonaisuuksista. Korkean tason johtotehtävissä nämä puolustavat edelleen paikaansa, mutta halu laittaa hakijat raskaan arviointimankelin läpi asiantuntijarooleissa on vähenemään päin.
Monet konsulttitalot (myös Clevry) tarjoavat tänä päivänä enenevässä määrin myös kevyempää testauspalvelua, jossa kumppani hallinnoi kandidaattien online-testit ja käy testitulokset läpi asiakkaan kanssa. Tästä päästäänkin kolmanteen vaihtoehtoon toteuttaa arvioinnit – tekemällä itse.
Mikä on arviointialusta?
Kun ulkoinen kumppani tekee asiakasyritykselle henkilöarviointia, on ensimmäinen vaihe kriteerien määrittelyn jälkeen yleensä psykometriset testit, tai tutummin soveltuvuustestit. Jossain tapauksissa nämä testit voivat olla arviointikumppanin itse suunnittelemia, mutta useimmiten kumppani käyttää testeihin ulkopuolista alustatoimijaa (kuten Clevry, Aon tai SHL). Tällaisen alustan voi mikä tahansa yritys ostaa myös omaan sisäiseen käyttöönsä. Tyypillisesti alustan pääkäyttäjinä toimivat talon omat HR-ammattilaiset.
Perusajatukseltaan arviointialustat ovat melko samantyyppisiä, eli ne tarjoavat käyttäjälle pääsyn hyödyntämään erilaisia kykytestejä, persoonallisuusarviointeja, tilannekohtaisia arviointeja tai muita testejä rekrytoinnin tueksi. Käytettävyydessä, hakijakokemuksessa, ominaisuuksissa ja tulosraporteissa voi sen sijaan olla paljonkin eroja. Hinnoittelumallit vaihtelevat vuosilisensseistä käyttöperusteisiin maksuihin.
Edut ja hyödyt
Usein talon sisältä löytyy riittävä osaaminen arviointien toteuttamiseen, kunhan vain rohkeutta ja hieman aikaa löytyy. Monissa yrityksissä ollaan kokemuksemme mukaan perisuomalaiseen tapaan liian vaatimattomia ja epäillään omia kykyjä toteuttaa arviointeja. Toisissa taas epäillään resurssien riittävyyttä tai ei edes tiedetä, että arviointeja voi tehdä myös sisäisesti. Tarkastellaanpa seuraavaksi minkälaisia hyötyjä arviointialustan käyttö tarjoaa verrattuna ulkoisiin arviointeihin.
- Kustannustehokkuus: Suurin etu verrattuna ulkoisiin arviointeihin on kustannustehokkuus. Toki jos rekrytointeja tehdään vain muutamia vuodessa, voi arviointien ulkoistaminen olla edelleen järkevää, mutta hieman suuremmilla volyymeillä alustaratkaisu maksaa nopeasti itsensä takaisin. Hinnoittelumallista riippuen samaa alustaa voidaan hyödyntää ketterästi myös henkilöstön kehittämisen tueksi ilman lisäkustannuksia.
- Hakijakokemus: Yritykset panostavat yhä enemmän hakijakokemukseen ja prosessista halutaan tehdä mahdollisimman kitkaton. Yhden testin tekeminen ei vie hakijalta pariakymmentä minuuttia enempää, ja riippuen alustasta, hakijoille voidaan automatisoida vahvuuspohjainen palauteraportti.
- Hyödynnä rekrytointidataa uudella tavalla: Kun ulkoinen kumppani tekee arvioinnit, ei yritykselle kerry dataa prosessista. Kokemuksemme mukaan nekin suomalaisyritykset, jotka hyödyntävät arviointialustaa sisäisesti, teettävät yleensä arvioinnit vain muutamalle kärkikandidaatille. Yleensä rajoitteena on arviointityökalun käyttöperusteinen hinnoittelumalli, joten arvioitavat kandidaatit pidetään minimissä. Tuomalla arvioinnit osaksi prosessia jo varhaisessa vaiheessa, nostetaan rekrytoinnin objektiivisuutta ja saadaan kerättyä dataa rekrytoinnin strategisen kehittämisen tueksi. Arviointidatan kautta syntyy ymmärrys siitä, mitkä tekijät korreloivat työmenestyksen kanssa eri rooleissa ja miltä hyvä näyttää juuri teidän organisaatiossa.
“Olemme olleet todella tyytyväisiä Clevryn alustaan, ja yleisesti ottaen alustaratkaisu toimii meille hyvin kustannustehokkaana ja kevyempänä ratkaisuna ulkopuolisiin psykologiarviointeihin verrattuna”.
Kirsi Kääriä – Recruitment Manager, Rexel
Mitä arviointialustan käyttöönotossa tulee ottaa huomioon?
Arviointialustaan pätee pitkälti samat lainalaisuudet kuin minkä tahansa uuden softan käyttöönotossa. Ota huomioon ainakin seuraavat asiat kun olet vertailemassa eri alustatoimijoita.
- Käyttökokemus: Hyvä käyttö- ja hakijakokemus ovat ensiarvoisen tärkeitä. Helppokäyttöinen ja selkeä alusta mahdollistaa tehokkaan käytön ja työkalut on helppo jalkauttaa organisaation eri tasoille aina HR:stä esihenkilöille. Tarkista minkälaista hakijapalautetta alusta tarjoaa kandidaateille.
- Käyttökoulutus ja sertifioinnit: Kuinka pitkä käyttökoulutus tarvitaan ja voivatko tuloksia hyödyntää vain koulutetut käyttäjät? Useat testitoimittajat tarjoavat käyttäjille mahdollisuutta sertifioidun testikäyttäjän koulutukseen ja osa jopa vaatii sitä kaikilta käyttäjiltä. Sertifiointi tarjoaa toki syvemmän sukelluksen arviointien maailmaan, mutta perus käyttökoulutuksella pääsee yleensä hyvin alkuun. Mikäli sertifiointi on vaatimus, toimii se myös rajoittavana tekijänä, jos vain muutama henkilö organisaatiossa voi hyödyntää testituloksia.
- Tieteellinen tausta: Soveltuvuustestit herättävät tunteita puolesta ja vastaan. Hakijoiden negatiiviset kokemukset liittyvät usein pilipali testeihin joista on vaikea ymmärtää, miten ne mittaavat suoriutumista työelämässä. “Haluatko olla kukkakauppias”-tyyppiset kysymykset ovat hyvä varoitusmerkki työelämään sopimattomasta testistä. Rekrytoinnin yhteydessä käytettävillä testeillä tulee olla vankka tieteellinen tausta ja hyvä validiteetti ja reliabiliteetti.
- Persoonallisuustyypit vs persoonallisuuspiirteet: Persoonallisuusarviointeja on markkinoilla kahta päätyyppiä: Tyyppipohjaiset arvioinnit lokeroivat ihmiset tiettyyn kategoriaan esimerkiksi värin perusteella. Piirrepohjaiset arvioinnit taas mittaavat yksilöllisiä persoonallisuuden piirteitä ja näyttävät piirteiden vahvuuden skaalalla. Ensiksi mainitut tarjoavat yksinkertaistetun lähestymistavan ihmisen persoonallisuuteen ja soveltuvat esimerkiksi tiimipäiviin auttaen ymmärtämään eroja ihmisten toiminnassa. Rekrytoinnin kontekstissa on syytä suosia piirrepohjaisia arviointeja sillä ne tarjoavat huomattavasti tarkemman ja monivivahteisemman kuvan persoonallisuudesta ja siitä, miten se voi näkyä työssä suoriutumisena.
- Hinnoittelu: Yksi tärkeimmistä asioista on tietenkin hinta. Tyypillisimmät hinnoittelumallit ovat joko etukäteen ostettavat krediitit, käyttöperusteinen malli (pay-as-you-go) ja erilaisiin tekijöihin perustuvat vuosilisenssit. Mikäli rekrytointeja tehdään yhtään säännöllisemmin, on vuosilisenssi yleensä kustannustehokkain malli.
- Skaalautuvuus ja monipuolisuus: Mukautuuko alusta helposti muuttuviin tarpeisiin? Voiko alustaa käyttää rekrytoinnin lisäksi myös henkilöstön kehittämiseen? Onnistuuko myös videohaastattelut alustan kautta?
- Integraatiot ja yhteensopivuus: Keskeinen seikka on myös se, miten eri järjestelmät keskustelevat keskenään. Mikäli testit halutaan saumattomasti osaksi nykyisiä prosessejä on syytä tarkistaa onko testialustalla olemassaoleva integraatio käyttämäänne rekrytointijärjestelmään, tai helpon integraation mahdollistavat avoimet rajapinnat (API).
- Tietoturva, yksityisyys ja saavutettavuus: Miten dataa säilytetään, käsitellään ja suojataan? Varmista, että palveluntarjoaja noudattaa tarvittavia tietoturvastandardeja (esim. ISO 27001, GDPR), sekä saavutettavuusvaatimuksia yhdenvertaisten mahdollisuuksien takaamiseksi.
Lopuksi
Henkilöarviointien hyödyt peittoavat usein kustannukset käytitpä niitä missä muodossa tahansa. Todettaakoon kuitenkin, että arvioinnit eivät ole mikään hopealuoti joka ratkaisee kaikki rekrytoinnin haasteet. Arvioinnit tuovat objektiivista tukea rekrytointiprosessiin ja auttavat tekemään parempia henkilövalintoja, ja jos esimerkiksi henkilöstön vaihtuvuutta voidaan vähentää arviointien avulla 23%, ovat hyödyt melko kiistattomia.
